Zmiana zapotrzebowania na pracowników tymczasowych. Jak nią skutecznie zarządzić?

Zmiana zapotrzebowania na pracowników z agencji pracy tymczasowej może być spowodowana różnymi czynnikami, takimi jak sezonowość, projekty o zmiennym obciążeniu pracą, fluktuacje w produkcji, dostawy podzespołów i materiałów produkcyjnych i wiele innych. Jest to naturalne zjawisko w branży produkcyjnej i niekwestionowana zaleta współpracy z agencją pracy tymczasowej, która pozwala na elastyczne dostosowanie headcountu do potrzeb Twojego zespołu.

W zależności od sytuacji, istnieje kilka kroków, które można podjąć w celu skutecznego zarządzania zmianami w zapotrzebowaniu, by przeprowadzić ten proces optymalnie i adekwatnie do płynności produkcji.

Przewidujesz zmiany w zapotrzebowaniu na pracownika? Co zrobić?

Warto zacząć od analizy sytuacji, by określić dokładnie, z czego wynika zmiana zapotrzebowania na pracowników tymczasowych. Czy to jest związane z określonym projektem, sezonem czy zmianami w branży? Im lepiej przeanalizujesz przyczyny i przygotujesz dokładne prognozy, tym skuteczniejsze będą twoje działania i łatwiej Ci będzie zaplanować dalsze kroki.

Jeśli korzystasz z usług agencji pracy tymczasowej, warto jak najszybciej skontaktować się z nią w celu dokonania zmian w zamówieniu na pracowników. Regularna komunikacja to podstawa, zatem warto prowadzić ją w sposób otwarty, informując agencję pracy tymczasowej o ewentualnych zmianach oraz długofalowych prognozach, by w dłuższej perspektywie czasu, agencja mogła skuteczniej planować rekrutacje, dostosowując zamówienie PU do dostępnych na rynku pracowników. Kompetentna agencja pracy tymczasowej będzie w stanie elastycznie zarządzić zmianami.

Jest to moment, by określić nowe zapotrzebowanie. Warto przy tej okazji wyjaśnić agencji dokładnie, ilu pracowników i z jakimi umiejętnościami teraz potrzebujesz. To pomoże agencji skupić się na znalezieniu odpowiednich kandydatów. Jeśli obserwujesz regularność w zmianach w zapotrzebowaniu, lub spodziewasz się, że owe zmiany mogą być stałe lub cykliczne, warto razem z agencją zaplanować długoterminowe strategie rekrutacyjne.

W kontekście planowania zasobów warto uwzględnić  takie elementy jak:

Monitorowanie i analiza: Regularnie śledź wydajność i dostosowuj ilość pracowników w zależności od potrzeb. Jeśli okazuje się, że zapotrzebowanie uległo zmianie ponownie, możesz w każdym momencie zgłosić zmiany swojej agencji pracy tymczasowej.

Zarządzanie kosztami: Przemyśl koszty związane z pracownikami tymczasowymi i porównaj je z korzyściami, jakie przynoszą dla twojej firmy. Należy pamiętać, że wdrożenie stanowiskowe i ryzyko związane z ewentualnymi błędami pracownika, to również koszt. W związku z tym może okazać się  opłacalne, aby w przypadku krótkotrwałej konieczności ograniczenia zatrudnienia, wstrzymać się z tą decyzją.

Komunikacja wewnętrzna: Poinformuj także zespół wewnętrzny o zmianach w zatrudnianiu pracowników tymczasowych, aby wszyscy byli świadomi sytuacji i mogli dostosować swoje działania.

Analiza po fazie: Po zakończeniu okresu zwiększonego zapotrzebowania, przeprowadź analizę, aby ocenić, co działało dobrze, a co można poprawić na przyszłość.

Zaplanuj przekształcenie zespołu: Jeśli zmniejsza się zapotrzebowanie na pracowników, zastanów się, jak można zminimalizować wpływ na obecnych pracowników tymczasowych. Możesz pracować z agencją, aby znaleźć im nowe projekty lub stanowiska.

Jak w praktyce wygląda zamówienie i realizacja zmian zapotrzebowania na pracownika z MR JOB?

Najważniejsze w początkowym etapie współpracy jest podpisanie umowy ramowej, która reguluje współpracę między stronami umowy- agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem, uwzględniając  wszystkie normy prawne, w tym ustawę o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, Kodeks Pracy oraz regulacje RODO.

W przypadku współpracy z Agencją MR JOB, zapotrzebowanie na pracownika określa się zamówieniem z miesiąca na miesiąc. Zamówienie jest niejako rozszerzeniem umowy ramowej z pracodawcą użytkownikiem. Pozwala na zachowanie  elastyczności w zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Bardzo istotnym elementem umowy jest załącznik zawierający profil stanowiskowy, który określa szczegółowe wymagania wobec kandydatów, uwzględniając ich doświadczenie, wykształcenie, kompetencje, a także zakres obowiązków, czas pracy, wysokość wynagrodzenia oraz systemu premiowego. Jest to informacja dla rekruterów, która będzie drogowskazem podczas rekrutacji i selekcji pracowników tymczasowych, dopasowanych do wymagań stanowiska.

Kolejnym krokiem po podpisaniu umowy ramowej jest wspomniane zgłoszenie zapotrzebowania, określającego ilość pracowników, jaką zamawia Pracodawca Użytkownik, a także okres trwania zlecenia wraz z datą dostarczenia pracowników do pracodawcy użytkownika.

Po wysłaniu dokumentacji Agencja MR JOB potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji, lub odmawia jego przyjęcia w terminie do 2 dni roboczych.

Więcej o samym procesie rekrutacji w MR JOB dowiesz się z artykułu: https://mrjob.pl/aktualnosci/jak-wyglada-proces-rekrutacji-w-przypadku-pracy-tymczasowej/

Najważniejsze zapisy umowy z MR JOB, które regulują zamówienie na personel to:

1. Agencja zobowiązuje się wykonywać Umowę z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą i zasadami przyjętymi w danej dziedzinie oraz w wyniku starannie przeprowadzonej rekrutacji – przy uwzględnieniu danych podanych przez kandydatów na Pracowników Tymczasowych lub Współpracowników – i zgodnie ze zgłoszonymi przez Pracodawcę Użytkownika wymaganiami kwalifikacyjnymi dotyczącymi personelu tymczasowego.
2. Wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych stanowisk Pracowników Tymczasowych lub Współpracowników określa Pracodawca Użytkownik w Załączniku do Umowy zwanym „Profile stanowisk”, który składa Agencji na piśmie.
3. Zamówienie składane przez Pracodawcę Użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) lub na piśmie, z zastrzeżeniem ust. 2 powyżej.
4. Wszelkiego rodzaju uaktualnienia do zamówienia są uzgadniane między Stronami drogą mailową, przy czym aktualizacja/zmiana zamówienia złożonego przez Pracodawcę Użytkownika i zaakceptowanego przez Agencję może nastąpić wyłącznie za zgodą Stron.

Kiedy zgłosić zmianę zamówienia na wolumen pracowników tymczasowych?

Długość zawartej umowy z pracownikiem to kwestia indywidualna. W umowach z MR JOB z reguły występują miesięczne umowy przedłużane z miesiąca na miesiąc, co pozwala Pracodawcy Użytkownikowi na elastyczne dopasowanie zamówienia na pracowników tymczasowych do swoich potrzeb. W niektórych sytuacjach zawierane są 3- miesięczne umowy, w innych dwutygodniowe lub tygodniowe. Wszystko zależy od aktualnego zapotrzebowania, tego jak zorganizowana jest produkcja i wielu innych czynników.

Na tym etapie współpracy najważniejsza jest bieżąca komunikacja i niezwłoczne zgłaszanie zmian, aby agencja pracy tymczasowej oraz pracodawca użytkownik mieli czas na modelowanie headcountu z uwzględnieniem terminów wypowiedzenia umów dla pracowników, lub przygotowaniem się do realizacji większego wolumenu zatrudnienia. Oczywiście są one przedłużane lub rozwiązywane przez pracowników APT na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę użytkownika według zaistniałego zapotrzebowania.

Potrzebujesz pracowników w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy? Skontaktuj się z nami:

zapytania@mrjob.pl – pracownicy z Polski, lub anfrage@mrjob.pl – pracownicy z Niemiec