Zalety spersonalizowanej rekrutacji pracowników tymczasowych: jak dobra selekcja wpływa na jakość zespołu, poprawiając jego produktywność

Agencje pracy tymczasowej (APT) bywają kojarzone z rozległą bazą doświadczonych kandydatów, dostępnych dla pracodawcy użytkownika od ręki. Baza kandydatów gotowych do pracy, z perspektywy przedsiębiorcy jest często czynnikiem decydującym o podpisaniu umowy z daną agencją.  Niemniej, w wielu przypadkach zaleca się zastosowanie innego podejścia, które zapewni pozyskanie lepiej przystosowanych pracowników tymczasowych, dedykowanych wymogom danego stanowiska.

Dzięki indywidualnemu podejściu Twoja firma ma szansę znaleźć odpowiednich pracowników, minimalizując ryzyko pomyłki kadrowej. Rekrutacja dostosowana do Twoich wymagań może zapewnić płynne i efektywne wypełnienie luki kadrowej i uniknięcie ryzyk, o których przeczytasz w poniższym artykule.

W niniejszym artykule przyjrzymy się także korzyściom, jakie niesie ze sobą skrojona na miarę rekrutacja pracowników tymczasowych, przedstawiając najlepsze praktyki w obszarze spersonalizowanej rekrutacji, uwzględniając zarówno perspektywę pracodawcy, jak i agencji z poszanowaniem interesów pracownika.

Każda firma ma swoje unikalne wymagania i oczekiwania wobec pracowników. Proces rekrutacji, dedykowany wymaganiom stanowiskowym może być kluczowy w skutecznym i trwałym uzupełnianiu zasobów. Warto zatem poczekać kilka dni roboczych na przedstawienie profili kandydatów dopasowanych do wymagań danego stanowiska.

Jak wygląda spersonalizowany proces rekrutacji i zatrudnienia?

Podpisanie umowy

Zamówienie pracowników tymczasowych w Agencji Pracy Tymczasowej MR JOB, zawsze poprzedzone jest podpisaniem umowy z kontrahentem- Pracodawcą Użytkownikiem (PU). Ten krok jest niezbędny jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji, gdyż dzięki temu, jako agencja mamy stabilne podstawy do oferowania naszym pracownikom konkretnej oferty danego PU. Należy pamiętać, że umowa o pracę tymczasową jest umową trójstronną i musi chronić interesy każdej ze stron w równym stopniu.

Umowa zawiera zapisy na temat warunków współpracy, gwarantując ochronę praw i obowiązków pracownika tymczasowego. Określa bowiem odpowiedzialność APT za zatrudnienie pracownika tymczasowego, taką jak ubezpieczenia, prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem czy przestrzeganie przepisów prawa pracy. Dzięki temu pracodawca wie, że w razie jakichkolwiek problemów z pracownikiem tymczasowym może odwołać się do APT.

Agencja pracy tymczasowej, w związku z zatrudnieniem pracownika na konkretne stanowisko, ponosi koszty rekrutacji, w tym odpłatnego promowania ogłoszenia na odpowiednich portalach, szkolenia BHP oraz Badań Medycyny Pracy, niezbędnych do podjęcia zatrudnienia w oparciu o Polski Kodeks Pracy. W cały proces zaangażowanych jest co najmniej kilka osób. Uprzednie podpisanie umowy z Kontrahentem chroni tym samym interesy każdej ze stron.

Zgłoszenie zapotrzebowania przez Pracodawcę Użytkownika

Po podpisaniu umowy, PU przekazuje agencji informacje związane z zapotrzebowaniem wraz z opisem stanowisk i obowiązków, lokalizacją a także warunkami panującymi na miejscu pracy.  Im lepszy briefing agencji pracy tymczasowej, tym większa szansa na znalezienie dopasowanego kandydata. PU określa zadania na stanowisku pracy, pożądane predyspozycje kandydatów, poziom znajomości języka (w przypadku pracowników delegowanych do pracy za granicę), oczekiwania dotyczące doświadczenia, a także wymagane zezwolenia i certyfikaty.

Rekrutacja pracownika

Jest to etap, w którym agencja pracy tymczasowej, zazwyczaj sięga do swojej bazy kandydatów, odpowiadających zgłoszonemu zapotrzebowaniu. Rekrutacja pracowników produkcji, bez wymaganego doświadczenia z reguły jest szybka i prosta, jednak w przypadku doświadczonych specjalistów, konieczne jest proaktywne działanie ze strony agencji, ponieważ wzięci specjaliści z reguły nie są dostępni na rynku od ręki. Agencja Pracy Tymczasowej MR JOB posiada w swojej bazie ponad 90.000 kandydatów do pracy na terenie Niemiec, którzy mogą okazać się potencjalnymi kandydatami. Wskazana baza umożliwia przede wszystkim wyszukanie i dobór odpowiednich kandydatów zwiększając szansę na powodzenie rekrutacji. Baza zawiera CV kandydatów, historię ich zatrudnienia w agencji i uwagi od Managerów dotychczasowych kontraktów, które mogą być pomocne w doborze idealnego kandydata. Są to między innymi: historia pracownika, jego cechy i predyspozycje, ocena poprzednich pracodawców użytkowników.

Przedstawienie profili kandydata Pracodawcy Użytkownikowi

Na podstawie oceny i selekcji dokonanej w poprzednich etapach procesu rekrutacji, agencja pracy tymczasowej dokonuje wyboru najlepszego kandydata na etapie wstępnej selekcji. Ostateczna decyzja związana z wyborem danego kandydata należy do pracodawcy użytkownika, który zatwierdza przedstawione propozycje.

Decyzja ws. zatrudnienia

Po finalnym zatwierdzeniu kandydata agencja przeprowadza proces podpisania umowy i uruchamia procedurę związaną z jego zatrudnieniem.

Podpisanie umowy z kandydatem

Wraz z podpisaniem umowy, uruchamiane są procesy kadrowe, jak na przykład wprowadzenie danych pracownika do systemu, przygotowanie dokumentacji kadrowej i wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnieniem, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami Prawa Pracy- karty pracy, umowy, a także późniejszej dokumentacji pochodzącej z Badań Medycyny Pracy, czy szkoleń BHP. (więcej przeczytasz poniżej).

Pracownik zostaje również zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Urzędu Skarbowego (US).

Skierowanie na badania medycyny pracy i szkolenie stanowiskowe BHP

Każdy pracownik tymczasowy,  zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przed przystąpieniem do pracy wysyłany jest na specjalistyczne badania lekarskie, gdzie lekarz medycyny pracy orzeka zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku.  Jest to proces zgodny z wymaganiami Polskiego Kodeksu Pracy.

W następnej kolejności agencja pracy tymczasowej kieruje pracownika na szkolenie BHP z zakresu ogólnego, natomiast szkolenie BHP na stanowisku pracy realizuje pracodawca użytkownik. Niedopuszczalne jest wysłanie do pracy pracownika, który nie przeszedł szkolenia BHP.

Organizacja wyjazdu i zakwaterowania w przypadku pracowników delegowanych do pracy za granicą

Niektóre agencje delegujące pracowników do pracy za granicę, zajmują się również zapewnieniem swoim pracownikom zakwaterowania. W przypadku współpracy z Agencją MR JOB każdy pracownik ma zapewnione zakwaterowanie, zlokalizowane w pobliżu miejsca pracy, by zmaksymalizować dyspozycyjność i uniknąć problemów z transportem do miejsca pracy.

Monitoring i wsparcie

Pracodawca lub agencja rekrutacyjna monitorują postęp i wydajność pracownika tymczasowego w trakcie jego zatrudnienia, zapewniając mu niezbędne wsparcie, rozwiązując problemy i przygotowując wszelkie niezbędne dokumenty i zaświadczenia. Z perspektywy pracodawcy użytkownika niewątpliwą korzyścią jest przejęcie aspektów prawnych, administracyjnych i kadrowych oraz kosztów związanych z rekrutacją, podatkami oraz ubezpieczeniem. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: „Zatrudnienie pracowników z Polski- obowiązki pracodawcy” 

Dlaczego warto zainwestować czas w spersonalizowany proces rekrutacji?

Przede wszystkim warto zacząć od kontaktu z agencją, która specjalizuje się w danym sektorze i ma doświadczenie w rekrutowaniu pracowników do Twojej branży. Agencje specjalizujące się w określonych sektorach mają w swojej bazie pracowników, doświadczonych na konkretnych stanowiskach, co może przyspieszyć proces rekrutacji.

Skontaktuj się bezpośrednio ze specjalistą po stronie agencji, któremu przedstawisz swoje dokładne wymagania dotyczące pracowników tymczasowych. Zdefiniuj potrzebne umiejętności, doświadczenie i inne kryteria, które muszą spełniać kandydaci. Dzięki temu agencja będzie wiedziała, jakiego typu pracowników poszukujesz.

Zamiast polegać na pracownikach  dostępnych do ręki, warto poprosić agencję, by skierowała konkretne oferty wraz ze specyfikacją stanowiska do odpowiednich kandydatów, którzy są gotowi do podjęcia pracy tymczasowej. Agencja będzie również aktywnie promować Twoje zlecenie wśród potencjalnych kandydatów, inwestując w ogłoszenia środki własne, co jest niewątpliwym plusem dla przedsiębiorcy. Promocja ogłoszenia w specjalistycznych grupach, czy specjalnie targetowana kampania, zwiększa szansę na przyciągnięcie odpowiednich pracowników, którzy mogą nie być zarejestrowani w bazie agencji, ale są dostępni na rynku.

Korzyści płynące z indywidualnego podejścia do rekrutacji

W dobie globalnej konkurencji o najlepszych Kandydatów spersonalizowana rekrutacja jest niezbędnym elementem strategii pozyskiwania pracowników tymczasowych. Jej wprowadzenie może przynieść znaczące korzyści dla przedsiębiorstw, w tym zwiększenie efektywności rekrutacyjnej:

• Obniżenie kosztów związanych z pomyłkowymi decyzjami kadrowymi,
• Podniesienie zaangażowania i satysfakcji pracowników,
• Ograniczenie konieczności wdrożenia/ przyuczenia do minimum,
• Dopasowanie umiejętności i doświadczenia do wymagań stanowiska i poszukiwanie kandydatów, którzy mają nie tylko odpowiednie umiejętności techniczne, ale również doświadczenie i wiedzę związane z danym obszarem pracy.
• Lepsza jakość pracowników: skrupulatne przeprowadzenie procesu rekrutacji przekłada się na lepszą jakość pracowników oraz wysoką motywację
• Zwiększenie retencji pracowników: Kiedy pracownicy są dokładnie dopasowani do swoich stanowisk, prawdopodobieństwo zadowolenia z pracy i pozostawania w firmie na dłużej jest znacznie większe. To z kolei zmniejsza koszty związane z rotacją pracowników i pozwala zbudować bardziej stabilny zespół.
• Redukcja ryzyka związanego z nieodpowiednimi pracownikami: Przeprowadzenie spersonalizowanego procesu rekrutacji pomaga zmniejszyć ryzyko związane z zatrudnieniem nieodpowiednich pracowników. Wybieranie pracowników z bazy, bez dokładnego weryfikowania ich umiejętności i doświadczenia, może prowadzić do niezadowolenia klientów, zwiększenia błędów oraz zmniejszenia wydajności.

Warto zauważyć, że spersonalizowany proces rekrutacyjny może wymagać większych nakładów czasowych i zasobów, ale długoterminowe korzyści przewyższają krótkoterminowe koszty. Dzięki temu przedsiębiorstwo może budować zespół pracowników, który jest odpowiednio dopasowany do jego potrzeb i przyczynia się do osiągania sukcesu. Celna rekrutacja jest to jedna z najważniejszych ról, jakie pełni agencja pracy tymczasowej.