Zwroty kosztów w MR JOB – jak rozliczać wydatki po wprowadzeniu KSeF

Zwroty kosztów w MR JOB a KSeF – najważniejsze informacje

W MR JOB zwracamy pracownikom koszty poniesione w związku z podjęciem i wykonywaniem pracy, m.in. koszty przejazdów, paliwa, odzieży roboczej, badań lekarskich oraz szkoleń BHP. Zasady zwrotów pozostają bez zmian i obowiązują tak jak w latach poprzednich.

Zmianie uległ natomiast sposób dokumentowania zakupów w Polsce, ponieważ od 1.02.2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to, że faktury za zakupy na dane firmy nie są już przekazywane pracownikom w formie papierowej, lecz trafiają bezpośrednio do systemu elektronicznego.

Właśnie dlatego sposób potwierdzania zakupów wygląda dziś inaczej niż w poprzednich latach.

Kogo dotyczy ta zmiana?

KSeF obejmuje przede wszystkim większe przedsiębiorstwa działające w Polsce. W praktyce dotyczy to m.in.:
– stacji paliw (np. Orlen),
– sieci handlowych i marketów budowlanych (np. Castorama),
– dużych sklepów specjalistycznych i hurtowni.

Zakupy dokonywane u takich sprzedawców na dane firmy nie są już potwierdzane fakturą papierową.

Zakupy realizowane za granicą nie podlegają KSeF – w tych przypadkach nadal obowiązują dotychczasowe zasady.

Dlaczego potrzebne jest potwierdzenie transakcji?

Faktura trafia bezpośrednio do systemu KSeF i aby firma mogła ją odnaleźć oraz przypisać do konkretnego zwrotu kosztów, konieczne jest potwierdzenie, że dany zakup został wykonany przez pracownika.

Aby firma mogła odnaleźć fakturę w systemie i dokonać zwrotu kosztów, pracownik dokonujący zakupu na dane firmy powinien uzyskać potwierdzenie dokonania transakcji.
Dokument ten nie jest fakturą, lecz stanowi dowód pomocniczy umożliwiający jej odnalezienie w systemie.

Jakie wydatki wymagają potwierdzenia?

Obowiązek posiadania potwierdzenia dotyczy wszystkich zakupów w Polsce dokonywanych na dane firmy, w szczególności:
– paliwa (dojazd do miejsca pracy i przejazd powrotny po zakończeniu współpracy),
– dojazdów do miejsca wykonywania pracy powyżej 15 km na terenie Niemiec,
– odzieży roboczej i obuwia ochronnego,
– badań lekarskich,
– szkoleń BHP.

Co zrobić w trakcie zakupu?

Przy każdym zakupie na dane firmy należy poprosić sprzedawcę o dokument potwierdzający transakcję, np.:
– paragon z NIP firmy,
– potwierdzenie przyjęcia płatności,
– wydruk z terminala płatniczego,
– potwierdzenie zamówienia lub odbioru towaru.

Dokument ten pozwoli firmie zidentyfikować właściwą fakturę w systemie KSeF.

Jeśli sprzedawca nie wydaje potwierdzenia

W takiej sytuacji należy w miarę możliwości dokonać płatności bezgotówkowej (kartą lub przelewem) oraz zachować:
– potwierdzenie transakcji z terminala,
– historię operacji z banku lub aplikacji bankowej.

To potwierdzenie będzie podstawą do identyfikacji faktury w systemie.

Co się stanie, jeśli nie ma potwierdzenia?

Bez jakiegokolwiek potwierdzenia transakcji:
– firma może nie być w stanie odnaleźć faktury w systemie KSeF,
– zwrot kosztów może być znacznie utrudniony.

Dlatego potwierdzenie zakupu jest obecnie kluczowym elementem rozliczeń.

Najważniejsze do zapamiętania

Zasady zwrotów kosztów w MR JOB nie zmieniły się. Zmienił się wyłącznie sposób dokumentowania zakupów w Polsce.

Jeśli kupujesz coś na dane firmy – zawsze zachowaj potwierdzenie transakcji. To jedyna forma dokumentu, która pozwala połączyć zakup z fakturą w systemie KSeF i zrealizować zwrot kosztów.