Praca tymczasowa a przetwarzanie danych osobowych – co musi wiedzieć pracodawca użytkownik?

Praca tymczasowa to rozwiązanie, które od lat wspiera przedsiębiorstwa w elastycznym zarządzaniu personelem. Korzystając z usług profesjonalnej agencji pracy tymczasowej, firmy mogą skupić się na realizacji celów biznesowych, powierzając proces rekrutacji, zatrudnienia i obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi. Wraz z rozwojem tego modelu zatrudniania, coraz większe znaczenie zyskuje temat przetwarzania danych osobowych pracowników tymczasowych. Poniższy artykuł omawia kwestie ochrony danych osobowych w pracy tymczasowej, jakie obowiązki spoczywają na agencji pracy i pracodawcy użytkowniku.

Praca tymczasowa a dane osobowe – kto jest administratorem danych?

Zgodnie z przepisami Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO), agencja pracy tymczasowej jest administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych. Pracodawca użytkownik przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji współpracy, na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej.

Obowiązki administratora danych

Agencja pracy tymczasowej jako administrator danych osobowych musi:

• Przetwarzać dane osobowe kandydatów i pracowników tymczasowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa, umowy lub uzasadnionego interesu – zgoda jest wymagana jedynie w przypadku danych wykraczających poza zakres wynikający z Kodeksu pracy (np. zdjęcie, zainteresowania, referencje);
• Informować o celu i zakresie przetwarzania danych zgodnie z RODO;
• Zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe;
• Zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych z pracodawcą użytkownikiem (jeśli dane są przez niego przetwarzane np. w systemach HR, listach obecności itp.);
• Prowadzić rejestr czynności przetwarzania (jeśli agencja zatrudnia powyżej 250 osób lub przetwarza dane w sposób mogący skutkować ryzykiem naruszenia praw osób fizycznych, co zazwyczaj ma miejsce w przypadku usług rekrutacyjnych) i przestrzegać zasady minimalizacji danych.

Agencja pracy tymczasowej jako administrator danych osobowych ma obowiązek nie tylko przetwarzać dane zgodnie z przepisami RODO, ale również poinformować pracownika tymczasowego o przekazaniu jego danych pracodawcy użytkownikowi – zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Obowiązek ten powinien być zrealizowany najpóźniej w momencie przekazania danych.

To właśnie agencja ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych z przepisami prawa, co znacznie odciąża kontrahentów od obowiązków związanych z RODO.

Jakie dane osobowe przetwarza pracodawca użytkownik?

Współpracując z agencją pracy tymczasowej, pracodawca użytkownik ma ograniczony zakres danych osobowych pracownika, które są niezbędne do:

• Organizacji stanowiska pracy;
• Zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Ewidencji czasu pracy;
• Raportowania do agencji zatrudniającej.

Zakres i sposób przetwarzania tych danych powinien być jasno określony w umowie współpracy z agencją oraz – jeśli to wymagane – w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dlaczego warto współpracować z doświadczoną agencją pracy tymczasowej

Współpraca z doświadczoną agencją pracy tymczasowej to gwarancja nie tylko efektywnego pozyskiwania wykwalifikowanego personelu, ale także pełnej zgodności z obowiązującym prawem pracy i przepisami o ochronie danych osobowych. Korzyści dla kontrahentów to między innymi redukcja ryzyka związanego z nieprawidłowym przetwarzaniem danych, a także pełna transparentność procesów kadrowo-płacowych i wsparcie prawne i proceduralne w zakresie RODO ze strony agencji.

Co grozi za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych?

W kontekście pracy tymczasowej nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Zgodnie z RODO, administratorowi danych (agencji) lub podmiotowi przetwarzającemu (pracodawca użytkownik) grożą wysokie kary pieniężne. Naruszenia mogą również skutkować kontrolami ze strony Prezesa UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych), obowiązkiem wdrożenia działań naprawczych, a także poważnymi stratami wizerunkowymi. W kontekście współpracy z agencją pracy tymczasowej, niezwykle istotne jest przestrzeganie zasad RODO, zawieranie odpowiednich umów powierzenia danych oraz korzystanie z usług doświadczonej agencji pracy tymczasowej.

Kto ponosi odpowiedzialność za wyciek danych osobowych?

Za wyciek danych osobowych może odpowiadać zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, w zależności od okoliczności i zakresu ich zaangażowania w przetwarzanie danych. W praktyce agencja pracy tymczasowej ponosi odpowiedzialność jako administrator danych – za sposób ich zbierania, przechowywania, zabezpieczania, przekazywania i usuwania. Pracodawca użytkownik, choć nie jest administratorem, może odpowiadać jako podmiot przetwarzający. Jeśli przetwarza dane osobowe pracownika tymczasowego w sposób niezgodny z umową, bez odpowiednich zabezpieczeń lub wykraczając poza ustalony zakres.

Podsumowanie

Praca tymczasowa to rozwiązanie, które pomaga firmom elastycznie reagować na zmieniające się potrzeby kadrowe. Warto jednak pamiętać, że skuteczna współpraca z agencją to także wspólna odpowiedzialność za dane osobowe pracowników. Wybierając doświadczonego partnera, przedsiębiorcy zyskują pewność, że wszelkie aspekty związane z RODO są realizowane zgodnie z prawem i najlepszymi praktykami.

Jeśli poszukujesz agencji pracy tymczasowej, która stawia na skuteczną rekrutację i sprawdzoną współpracę – skontaktuj się z nami. Od 2009 roku łączymy i wspieramy potrzeby pracodawców i pracowników.