Obowiązki pracodawcy użyczającego wobec Bundesagentur für Arbeit

Agencje pracy tymczasowej, które delegują pracowników do pracy w Niemczech, działają w rygorystycznym otoczeniu prawnym. Instytucją, która nadzoruje ten proces jest Bundesagentur für Arbeit, czyli Federalna Agencja Pracy. Pełni ona nie tylko funkcję pośrednika na rynku zatrudnienia, ale przede wszystkim organu, który kontroluje i wydaje pozwolenia na prowadzenie działalności związanej z użyczaniem pracowników. Z poniższego artykułu dowiesz się, kim jest pracodawca użyczający, pracodawca użytkownik oraz jakie obowiązki ciążą na agencjach pracy wobec Bundesagentur.

Pracodawca użyczający i pracodawca użytkownik

Pracodawca użyczający (Verleiher) – to agencja pracy tymczasowej, która formalnie zatrudnia pracowników i użycza ich do pracy w zewnętrznym przedsiębiorstwie. To właśnie agencja pracy tymczasowej odpowiada za zgodność działania z niemieckim prawem pracy i podlega kontroli siedziby i dokumentacji.

Aby legalnie użyczać pracowników w Niemczech, polska agencja musi uzyskać pozwolenie na prowadzenie działalności na podstawie ustawy AÜG (tzw. AÜ-Erlaubnis), wydawane przez Bundesagentur für Arbeit. Działalność bez takiego zezwolenia jest nielegalna i może skutkować sankcjami.

Pracodawca użytkownik (Entleiher) – to firma, w której pracownik tymczasowy wykonuje swoje obowiązki zawodowe. Pracodawca użytkownik nie zatrudnia pracownika bezpośrednio w swojej firmie, ale korzysta z jego pracy na mocy umowy zawartej z agencją.

W kontekście obowiązków wobec Bundesagentur für Arbeit to pracodawca użyczający ponosi większość odpowiedzialności prawnej i administracyjnej. Pracodawca użytkownik zobowiązany jest do współpracy z innymi instytucjami kontrolnymi, m.in. z urzędem celnym (Zollamt) jedynie w ograniczonym zakresie.

Obowiązki pracodawcy użyczającego

Ustawa o użyczaniu pracowników (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – AÜG) nakłada na pracodawcę użyczającego następujące obowiązki:

• Obowiązek informacyjny – agencja pracy tymczasowej ma obowiązek niezwłocznie i bez wezwania poinformować Bundesagentur o każdej zmianie dotyczącej otwarcia, zamknięcia lub przeniesienia zakładu, oddziału lub jego części, a także o wszelkich zmianach personalnych w składzie zarządu (dla spółek kapitałowych) lub wspólników (dla spółek osobowych). Zgłoszeniu muszą towarzyszyć odpowiednie dokumenty, np. uchwały wspólników, wyciągi z KRS lub akty notarialne.
• Udzielanie informacji i przekazywanie dokumentów – na żądanie urzędników Bundesagentur, agencja pracy ma obowiązek udzielić pełnych, prawdziwych i nieodpłatnych informacji w określonym terminie, a także przedłożyć dokumenty potwierdzające przekazywane dane i przechowywać informacje przez co najmniej 3 lata, nawet po wygaśnięciu pozwolenia na działalność.
• Kontrola siedziby i dokumentacji – Bundesagentur für Arbeit posiada uprawnienia do kontroli pomieszczeń służbowych pracodawcy użyczającego na terytorium Niemiec, a także do przeszukiwania dokumentów i biura. W przypadku zagrożenia kontrole mogą odbyć się nawet bez uprzedniego zarządzenia sądu, jednak zazwyczaj odbywają się na zarządzenie sędziego niemieckiego sądu rejonowego (Amtsgericht). Warto zaznaczyć, że kompetencje pracowników Bundesagentur kończą się na granicy Niemiec. Dokumenty i pomieszczenia znajdujące się na terenie Polski nie podlegają fizycznej kontroli, choć dokumentacja może zostać skontrolowana.
• Prawo odmowy udzielenia informacji – agencja pracy tymczasowej może odmówić odpowiedzi tylko wtedy, gdy ujawnienie informacji mogłoby skutkować wszczęciem postępowania lub wykroczeniem wobec niej samej, lub osoby bliskiej. To uprawnienie nie oznacza całkowitego zwolnienia z obowiązku informacyjnego, jest raczej wyjątkiem stosowanym ostrożnie i w konkretnych sytuacjach ryzyka prawnego. Jeśli agencja chce skorzystać z tego prawa, to powinna mieć ku temu solidne postawy prawne, najlepiej skonsultowane z prawnikiem. Bundesagentur nieuzasadnioną odpowiedź może uznać za brak współpracy i podjąć działania administracyjne, włącznie z cofnięciem pozwolenia na użyczanie pracowników.

Co powyższe obowiązki oznaczają dla polskich agencji pracy tymczasowej?

Prowadząc działalność w Niemczech, należy stale aktualizować dane rejestrowe i kontaktowe, skrupulatnie archiwizować dokumentację oraz być przygotowanym na współpracę z niemieckimi urzędnikami. Choć formalności mogą wydawać się skomplikowane, ich prawidłowa realizacja pozwala uniknąć kosztownych błędów i sankcji administracyjnych.

Równolegle należy zadbać o zgodność z przepisami unijnymi dotyczącymi ubezpieczeń społecznych. Pracownicy użyczani do pracy w Niemczech powinni posiadać zaświadczenie A1, potwierdzające dalsze podleganie polskiemu systemowi (ZUS). Brak aktualnego dokumentu może skutkować obowiązkiem odprowadzania składek w Niemczech i problemami przy kontrolach.

Podsumowanie

Dla agencji pracy tymczasowej, która działa na rynku niemieckim, zgodność z przepisami i wywiązywanie się z obowiązków to nie tylko wymóg formalny, ale fundament rzetelnej współpracy z partnerami i instytucjami kontrolnymi.

Współpraca oparta na zaufaniu, zgodności z przepisami i terminowości to nasz standard. Dzięki doświadczeniu w obsłudze niemieckich klientów zapewniamy pełne wsparcie w zakresie użyczania pracowników. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie.