Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji pracy tymczasowej z Polski?

Braki kadrowe na rynku niemieckim to poważny kryzys, z którym boryka się niemiecka branża produkcyjna, a jego konsekwencje ponosi niemiecka gospodarka. W kryzysie demograficznym Niemcy sięgają po wsparcie polskich pracowników na zasadach leasingu pracowniczego.

Zatrudnienie Polaków w Niemczech jest korzystne dla obu stron. Polakom otwiera możliwości pracy na bardzo atrakcyjnych warunkach finansowych i zarabiania w stabilnej walucie. Z kolei z  perspektywy pracodawcy umiejętności zawodowe, doświadczenie Polaków, ich motywacja i  elastyczność są zdecydowanym argumentem za ich zatrudnieniem. W przypadku zmieniającego się zapotrzebowania na pracowników i dążenia do elastyczności w utrzymaniu zatrudnienia, przedsiębiorcy sięgają po wsparcie agencji pracy tymczasowej, ponieważ dzięki niej otrzymują wykwalifikowany, przygotowany do pracy zespół niemalże at hoc.

Czym się charakteryzuje dobra agencja pracy tymczasowej i jakie są najważniejsze kryteria jej oceny?

Certyfikaty

Przed wysłaniem zapytania do agencji pracy tymczasowej z Polski, niewątpliwie warto zwrócić uwagę na to czy posiada aktualne zezwolenie Arbeitnehmerüberlassung, które jest gwarancją pewnego, efektywnego i legalnego delegowania pracowników do Niemiec. Jest dowodem bezpieczeństwa współpracy oraz nienagannego przestrzegania przepisów przez Agencję Pracy. Certyfikat potwierdza, że agencja respektuje obostrzenia prawne, ma odpowiednią stabilność finansową i jest wiarygodnym partnerem. Warto pamiętać, że ważność certyfikatu jest ograniczona czasowo i niewiele agencji może cieszyć się powyższym certyfikatem wydanym bezterminowo.

Warto również sprawdzić, czy agencja została wpisana do Rejestru Agencji Zatrudniania i czy należy do Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia- SAZ. Jest to stowarzyszenie, które czuwa nad  właściwym kierunkiem  rozwoju branży agencji pracy tymczasowej oraz działania zgodnego z wymogami gospodarki oraz przepisami prawa. Członkowie SAZ zobligowani są do funkcjonowania zgodnie z Kodeksem Etyki, który gwarantuje przestrzeganie przepisów prawa.

Doświadczenie na rynku

W okresie wzmożonego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych w Polsce, w branży pracy tymczasowej wyłoniło się wiele podmiotów, które nie są w stanie sprostać zapotrzebowaniu i obostrzeniom prawnym. Śledzenie i rozumienie przepisów, wiedza jak je zastosować wymaga doświadczenia i grona specjalistów, którzy mają za sobą lata pracy w tej konkretnej branży. Warto zatem sprawdzić, jak długo agencja funkcjonuje na rynku, z iloma podmiotami współpracuje i jaka jest skala obsługiwanych klientów. Więcej na ten temat przeczytasz w dalszej części artykułu.

Kompleksowość obsługi

Przede wszystkim, warto dowiedzieć się, jakie usługi oferuje dana agencja, jakie warunki współpracy proponuje oraz w jakich branżach ma doświadczenie. Zdarza się, że agencja bierze na siebie tylko część obowiązków wynikających z zatrudniania pracownika, dlatego warto upewnić się, czy w umowie z agencją pracy tymczasowej są:

• Pełna odpowiedzialność prawna za legalność pracy a w przypadku pracowników zagranicznych legalność pobytu,
• Odpowiedzialność przed instytucjami państwowymi,
• Pełna obsługa kadrowo- płacowa pracownika,
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• Wypłata wynagrodzeń,
• Ubezpieczenie OC,
• Szkolenie BHP
•  … a także cały szereg procesów administracyjnych związanych z bieżącą obsługą pracownika jak  wysyłka fiszek z informacją o pensjach, rozliczanie urlopów, rozliczanie zwolnienia chorobowego oraz wydawanie potrzebnych zaświadczeń na wniosek pracownika.

Baza Kandydatów

To niezwykle ważny aspekt. Warto sprawdzić, czy agencja pracy tymczasowej ma kandydatów z doświadczeniem w konkretnej branży, a tym samym zespół, który mógłby płynnie wejść w oczekiwane role i obowiązki.  Rozbudowana baza kandydatów oznacza również, że agencja jest w stanie odpowiedzieć elastycznie na zapotrzebowanie pracodawcy użytkownika i szybko dostarczyć zespół gotowy do pracy. Jest to istotne szczególnie w przypadku nagłego wzrostu zapotrzebowania na pracowników.

Portfolio klientów

Skala i ranga klientów, których dotychczas obsługiwała agencja mówi wiele o tym, czy rzeczywiście będzie w stanie spełnić powyższe wymagania. To czy agencja może pochwalić się współpracą z danym Klientem jest regulowane umową i nie wszystkie podmioty zdradzają portfolio swoich partnerów biznesowych. Nie mniej na etapie ofertowym, czy przetargowym warto ten aspekt zweryfikować w rozmowach z agencją.

Nienaganne opinie

Wokół agencji pracy tymczasowych toczy się zwykle burzliwa dyskusja byłych lub obecnych pracowników, którzy często czują się poszkodowani z tytułu niskiego wynagrodzenia, problemów z zakwaterowaniem, nierównego traktowania w miejscu pracy etc.

W Polsce działa ponad 8000 podmiotów zarejestrowanych jako agencje pośrednictwa pracy. Niestety nie wszystkie dbają o interesy pracownika, a zasada równego traktowania pracowników tymczasowych i zatrudnionych na miejscu nie jest stosowana. Ważne, aby agencje dbały o interesy pracowników i aby miało to odzwierciedlenie w opiniach pracowników tymczasowych. Barometrem jakości usług są opinie wystawiane na portalach typu Gowork, Facebook oraz oceny na wizytówce Google, gdzie widoczna jest realna perspektywa pracownika tymczasowego.

Transparentność

Rzetelna agencja pracy tymczasowej stawia na zrozumiale i przejrzyste zasady współpracy, prowizji,  wynagrodzenia, zakresu obsługi, które mają swoje odzwierciedlenie w zapisach umowy. Dotyczy to zarówno warunków współpracy między agencją a pracownikiem tymczasowym, jak i między agencją a pracodawcą użytkownikiem. Więcej na temat elementów, na które należy zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy, przeczytasz poniżej.

Znajomość przepisów

Pracownik tymczasowy zatrudniony w Polsce, ale pracujący w Niemczech, podlega przepisom zarówno polskiego jak i niemieckiego prawa pracy a także przepisom i normom międzynarodowym. Ważne jest, aby agencja pracy, która wysyła pracowników do Niemiec, miała świadomość zmian w przepisach, na bieżąco je śledziła i dostosowywała do nich umowy z pracownikami i kontrahentami, aby nie narazić żadnej ze stron umowy na straty finansowe i wizerunkowe.

Przepisy dotyczące zatrudnienia pracowników tymczasowych reguluje polska Ustawa o Pracy Tymczasowej a także przepisy niemieckiego prawa pracy. Ważne, aby agencja miała świadomość, że takie kwestie jak maksymalny czas pracy, minimalne wynagrodzenie, ochrona zdrowia, naliczanie i wypłacanie urlopów, warunki pracy, szkolenia stanowiskowe są regulowane stosownymi przepisami, które mogą być weryfikowane przez niemiecki urząd pracy.

Pracownik zatrudniony przez polską agencję pracy jest również objęty prawem równego traktowania- zakazu dyskryminacji rasowej, religijnej, etnicznej , ma takie samo prawo do wypoczynku i zwolnień lekarskich, stosowania wobec niego przepisów prawa pracy obowiązującego w Niemczech.

O co poprosić agencję przed nawiązaniem współpracy?

Przed przystąpieniem do podpisania umowy warto poprosić agencję o przedstawienie draftu, bądź ogólnych warunków umowy, w którym powinny znaleźć się informacje dotyczące m.in. zasad nawiązywania i rozwiązywania umów, sposobu naliczania i zasad wynagradzania pracowników tymczasowych a także zasad przejmowania pracownika po 18 miesiącach.

Warto również zapytać o doświadczenie agencji w branży, w której działasz, a także o referencje od innych przedsiębiorców z branży, którzy korzystali z jej usług. Możesz również poprosić o informacje na temat procesu rekrutacji pracowników tymczasowych oraz sposobów kontroli jakości ich pracy.

Niezwykle istotny jest zakres współpracy po zatrudnieniu pracownika jak na przykład odpowiedzialność prawna przed instytucjami państwowymi, opieka dedykowanego opiekuna, z którym pracownik może kontaktować się w kwestiach administracyjnych oraz organizacyjnych.

Jeśli masz jakieś szczególne wymagania dotyczące pracowników, warto je przedstawić agencji przed podpisaniem umowy. Dzięki temu agencja będzie w stanie dopasować pracowników do Twoich potrzeb, lub jasno określić, że nie będzie w stanie sprostać oczekiwaniom.

Przy większej ilości pracowników partnerska agencja będzie w stanie zaoferować korzystniejsze warunki, jeśli będziesz zainteresowany dłuższą współpracą lub większą liczbą pracowników tymczasowych.

Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami oraz składkami ZUS

Zatrudniając pracowników tymczasowych agencja pracy tymczasowej zobowiązana jest do pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz do regularnego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia pracowników.

Zgodnie z prawem polskim, przedsiębiorcy, w tym agencje pracy, zobowiązani są do rozliczania podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.  W przypadku nieuregulowania tych należności wobec instytucji państwowych, takich jak ZUS i Urząd Skarbowy, agencja może zostać ukarana finansowo, lub nawet stracić możliwość prowadzenia tego typu działalności. Z tego właśnie powodu agencja pracy tymczasowej musi mieć zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jest to niejako potwierdzenie wobec potencjalnych partnerów i samych pracowników tymczasowych, że agencja działa zgodnie z prawem i spełnia swoje zobowiązania wobec Państwa.

Lista aspektów, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze agencji nie jest zamknięta i wymaga wzięcia pod uwagę indywidualnych aspektów. Należy pamiętać, że o powodzeniu współpracy wiele mówią również miękkie odczucia związane z pierwszym kontaktem. Istotne jest indywidualne podejście, kultura komunikacji, czas reakcji na odpowiedź oraz umiejętny briefing, czyli dokładna i empatyczna analiza potrzeb.

Posiadasz dodatkowe pytania, jak działa agencja pracy tymczasowej i jak może pomóc Twojej firmie? Skontaktuj się z nam poprzez formularz kontaktowy lub mailowo: zapytania@mrjob.pl