Jak sobie radzić z dużą rotacją wśród pracowników?

W dobie wzrostu gospodarczego i zmian demograficznych, wciąż mamy do czynienia tzw. rynkiem pracownika. Zatrzymanie człowieka w firmie jest niemałym wyzwaniem. Coraz trudniej o lojalność i długoletnią współpracę, a mnogość ofert na rynku powoduje dużą fluktuację kadrową. O ile możliwość wyboru jest pozytywnym aspektem dla pracowników, bywa uciążliwe i bardzo kosztowne dla pracodawcy. Zwłaszcza jak osiąga niepokojące wskaźniki. Jak obliczyć wskaźnik rotacji i jakie wartości powinny niepokoić, dowiesz się z poniższego tekstu.

Czym jest rotacja i jak powinno się ją liczyć

Rotacja wśród pracowników jest istotnym elementem płynnego i rentownego funkcjonowania firmy. Nie jest niczym innym jak wskaźnikiem ilości odejść pracowników w stosunku do całości zatrudnionych w określonym czasie. Wskaźnik rotacji (fluktuacji) oblicza się za pomocą prostego wzoru matematycznego zastosowanego w badanym okresie(np., 6 miesięcy, bądź 1 roku) Tym samym należy przyjąć określone ramy czasowe, po czym sprawdzić ilu pracowników było zatrudnionych na początku, ilu na końcu. Powstała średnia będzie składową wyliczeń wskaźnika fluktuacji. Wzór wygląda następująco:

  (pracownicy, którzy odeszli ÷ średnia liczba pracowników) x 100% = procentowy wskaźnik rotacji

Przyjmuje się, że bezpieczny poziom fluktuacji kadrowej powinien utrzymywać się w granicach 15%, z kolei wskaźnik przekraczający 20% powinien zacząć niepokoić. Są branże, które od zawsze są narażone na wyższe wskaźniki fluktuacji kadrowej i jest to zjawisko naturalne. Najczęściej z dużym odsetkiem odejść mamy do czynienia wśród stanowisk postrzeganych jako słabo wynagradzane i nie wymagające większego doświadczenia, czy specjalnych kwalifikacji.  Są to np. pracownicy magazynu, pakowacze, pracownicy produkcji oraz personel sprzątający. Obowiązki na tych stanowiskach bywają monotonne, co zwiększa ryzyko zmęczenia i wypalenia, a poziom przywiązania do pracodawcy jest niski. W tych wypadkach pracownik długo nie rozważa podjęcia ryzyka zmiany pracy, np. w przypadku krótszego czasu dojazdu, dłuższych przerw, bądź nawet nieznacznie wyższego wynagrodzenia.

Warto monitorować wskaźnik rotacji, gdyż odejście pracownika to koszt w okolicach 30% do nawet 100% rocznych kosztów utrzymania pracownika (w zależności od branży i poziomu specjalizacji dla danego stanowiska) Jest to spowodowane tym, że w wielu firmach cykl zatrudniania i adaptacji pracownika jest bardzo długi, a pełną produktywność osiąga dopiero po kilku tygodniach. Więcej o finansowych konsekwencjach rekrutacji w dalszej części artykułu. Warto zaznaczyć, że w przypadku specjalistów ten okres może wydłużyć się nawet do 6-mscy.

Główne przyczyny rotacji wśród pracowników:

Możemy je podzielić na dwa obszary, wewnętrzne i zewnętrzne:

Wewnętrzne:

• Błędy w procesie rekrutacyjnym; błędny opis stanowiska, nieprecyzyjne określenie oczekiwań, błędne określenie zakresu obowiązków,
• Problemy z zarządzaniem pracownikami; np. brak informacji zwrotnej, złe relacje z przełożonymi, niezapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, niesprawiedliwe traktowanie, zarządzanie przez negatywną motywację- kary, kontrola
• Brak możliwości awansu, progresu płacowego,
• Nieelastyczny grafik

Zewnętrzne:

• Konkurencyjne oferty na rynku- korzystniejsza forma zatrudnienia u innego pracodawcy,
• Koniunktura rynkowa,
• Odległość od miejsca zamieszkania,
• Zmiany na lokalnym rynku pracy- pojawienie się nowych pracodawców,

Oczywiście do wyżej wymienionych przyczyn należy dodać rotację wymuszoną- czyli zwolnienia pracowników związane ze zmieniającym się zapotrzebowaniem i  cały szereg subiektywnych, osobistych pobudek skłaniających zmiany pracy.

Finansowe konsekwencje rotacji pracowników

Niezależnie od przyczyn odejść pracowników, ich finansowe konsekwencje bywają dotkliwe i mogą wpłynąć na rentowność funkcjonowania firmy. Jeszcze przed odejściem pracownika, mamy do czynienia ze spadkiem motywacji i produktywności a to dopiero czubek góry lodowej.

Przed adaptacją pracownika na miejscu pracy, mamy do czynienia z całym szeregiem kosztów rekrutacyjno-HR-owych:

• Koszty napisania i opublikowania ogłoszenia o pracę oraz ewentualnej promocji ogłoszenia w przypadku trudności ze zgromadzeniem odpowiedniej liczby kandydatów,
• Koszty przeprowadzenia rozmów rekrutacyjnych, opisania i selekcji kandydatów, analizy CV,
• Koszy związane z przygotowaniem dokumentacji kadrowej- zgłoszenie do odpowiednich urzędów, skompletowanie dokumentów etc.

Po owocnym zakończeniu rekrutacji zaczyna się cały proces onboardingu, który nie tylko nie zakłada, że nowy pracownik od razu osiągnie produktywność, ale także angażuje również innych członków  zespołu odpowiedzialnych za szkolenie, poprawne wdrożenie do organizacji, oraz  zapoznanie z procedurami i zrozumienie zasad funkcjonowania. Cały proces obarczony jest ryzykiem szybkiej rezygnacji pracownika, które jest najwyższe w ciągu pierwszego półrocza od rozpoczęcia współpracy.

W przypadku pracowników produkcji dochodzą jeszcze koszty ochrony indywidualnej i wyposażenia na miejscu pracy- sprzęt, odzież robocza, obuwie ochronne i inne elementy wyposażenia pracownika, które za każdym razem muszą być nowe, a nierzadko przydają się przez kilka dni.

Niewielu pracodawców bierze pod uwagę koszty „miękkie”, rozumiane jako utracone korzyści i wpływ odejść na morale pracowników. Wszak zrekrutowanie nowej osoby wymaga czasu. W tym czasie inni pracownicy są dodatkowo obciążeni, co może rodzić frustrację i stanowić impuls do zmiany pracy. Tym bardziej, że odchodzący nierzadko werbują kolegów i koleżanki z byłej pracy, przez co często dochodzi do sytuacji w której odejście jednej osoby powoduje falę odejść kolejnych osób.

Jak sobie radzić z rotacją pracowników i minimalizować ryzyka z nią związane?

Ze względu na wysokie koszty rekrutacji i adaptacji pracownika z  pewnością warto podjąć wszelkie możliwe działania zapobiegające:

• Zadbaj o szczegółowe rozpisanie profilu rekrutowanego pracownika, opisu wymagań i obowiązków na miejscu pracy, by uniknąć dysonansu po rozpoczęciu.
• Rozważ przeprowadzenie testów kompetencyjnych, lub zadania testowego- w zależności od stanowiska
• Weź pod uwagę ujawnienie widełek na stanowisku pracy- skróci to czas selekcji kandydatów przez bardziej kontrolowany i adekwatny do wymagań spływ CV. Pamiętaj, by na bieżąco monitorować stawki i dostosowywać je do wymagań rynkowych.
• Prowadź badania satysfakcji pracowników. Celem badań jest poznanie opinii pracowników na temat współpracy, wyeliminowanie punktów zapalnych i lepsze dopasowanie do potrzeb i oczekiwań. Pracownik czuje, że jego zdanie jest ważne a pracodawca ma informację zwrotną i jest w stanie w porę reagować- win win. Takie badania satysfakcji są prowadzone regularnie przez Agencję Pracy Tymczasowej MR JOB.
• Zadbaj o komfort pracownika; zapewnij mu optymalne warunki pracy dostosowane do jego możliwości percepcyjnych i fizycznych.
• Zapewnij pracownikowi godne warunki do odpoczynku na przerwach i przyjemne miejsce na posiłek.
• Rozważ wdrożenie motywacyjnego systemu nagradzania i dodatków stażowych.

Te z pozoru drobne elementy mają ogromne znaczenie w generalnym odbiorze pracodawcy i mogą zaważyć o losach dalszej współpracy.

Są sytuacje, kiedy ostateczny wolumen zatrudnienia pracowników stoi pod znakiem zapytania ze względu na dynamiczne zmiany w przedsiębiorstwie- sezonowość, zmiany w zapotrzebowaniu wynikające z zamówień czy umów z partnerami. Wówczas cały wysiłek i wkład finansowy w rekrutację pracowników może okazać się nieadekwatny. W takich przypadkach warto rozważyć zlecenie zatrudnienia pracownika zewnętrznej firmie, np. agencji pracy. Przeczytaj więcej o tym, jak działa agencja pracy tymczasowej.

Jeśli już pracownik podejmie decyzję o zmianie pracy i jest już za późno na działania prewencyjne, możesz zminimalizować ryzyka związane z zapewnieniem płynności wykonywanych zadań na miejscu pracy. W wielu przypadkach rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia rekrutacji zewnętrznej, np. usług zewnętrznych agencji pracy, które dysponują szeroką bazą kontaktów i są w stanie szybko znaleźć pracownika na zastępstwo. Skróci się czas gromadzenia i selekcji CV oraz kontaktowania się z pracownikami. Agencja przeprowadzi cały proces, weźmie na siebie odpowiedzialność za przygotowanie opisu obowiązków i dopasowania odpowiedniego kandydata. Ponadto agencja weźmie na siebie cały koszt związany z rekrutacją pracownika i wstępnym przygotowanie go do pracy- wyposażeniem, szkoleniem BHP, badaniami medycyny pracy etc. Więcej dowiesz się w artykule „Jak znaleźć pracowników z Polski” oraz „Jak wygląda rekrutacja pracowników z MR JOB” 

Potrzebujesz pracowników? Porozmawiajmy!

Dla firm z Polski: